Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten die Trainexus UG verarbeitet, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte Sie haben.

Das Wichtigste in Kürze. Ihr Konto ist pseudonym — wir kennen Ihren Klarnamen nicht. Konten, Gesprächsverläufe und Feedback liegen auf Servern in Deutschland. Kein eingesetzter KI-Dienst nutzt Ihre Daten für das eigene Modelltraining. Was zur Verarbeitung an einen KI-Dienst geht, wird nach der Sitzung aktiv gelöscht. Die Videoanalyse ist ein eigenes Modul, das ausschließlich mit Ihrer Einwilligung läuft und das Sie selbst starten.

1. Wer ist verantwortlich — und wann nicht wir

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO
Trainexus UG (haftungsbeschränkt), vertreten durch Paul Dölle, geschäftsführender Gesellschafter
Zum Wachtfels 17, 91241 Kirchensittenbach
[email protected]

Wir sind nicht für jede Verarbeitung verantwortlich, die in unserer Software stattfindet. Maßgeblich ist, wie Sie zu Ihrem Zugang gekommen sind:

Datenschutzbeauftragter: Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Nach unserer Bewertung besteht dazu keine gesetzliche Pflicht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Datenschutzanfragen beantwortet die Geschäftsführung direkt unter [email protected].

2. Besuch dieser Website

Server-Protokolle

Beim Abruf jeder Seite verarbeitet unser Webserver technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer und Browserkennung.

• Zweck: Auslieferung der Seite, Stabilität, Aufklärung technischer Fehler und Abwehr von Angriffen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb.
• Speicherdauer: 14 Tage, danach automatische Löschung durch zeitgesteuerte Rotation. Die Frist ist damit unabhängig vom Verkehrsaufkommen. Es findet keine Zusammenführung mit anderen Daten und keine Profilbildung statt.
• Ort: Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Helsinki (Finnland, EU).

Auslieferung über Cloudflare

Die Website wird über das Netz der Cloudflare, Inc. (USA) ausgeliefert. Cloudflare verarbeitet dabei die IP-Adresse und die Verbindungsdaten jedes Abrufs, um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren; Inhalte werden dort nicht dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und schneller Betrieb). Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln; Cloudflare ist zudem unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Dasselbe gilt für die Terminbuchung unter termin.trainexus.de und für den Upload der Videoanalyse.

Cookies und Reichweitenmessung

Diese Website verwendet keine Cookies und keine Reichweitenmessung. Es werden keine Inhalte von fremden Servern nachgeladen; Schriften liefern wir von unserem eigenen Server aus; beim Seitenaufruf entsteht, abgesehen von der Auslieferung über Cloudflare, keine Verbindung zu Dritten. In Ihrem Browser gespeichert werden lediglich Ihre Hell-/Dunkel-Einstellung (localStorage) sowie der Sitzungszustand des Chat-Assistenten (sessionStorage, endet mit dem Schließen des Tabs). Beides ist für die von Ihnen gewünschte Funktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird nicht an uns übertragen.

Chat-Assistent auf der Website

Auf der Website bieten wir einen Chat-Assistenten an, der Fragen zu unseren Angeboten beantwortet. Ihre Nachrichten werden über unseren Server an Anthropic (USA) übermittelt, dessen Sprachmodell die Antwort erzeugt; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive EU-Standardvertragsklauseln, und die Eingaben werden nicht zum Training von Modellen verwendet.

• Keine Speicherung von Verläufen: Wir speichern Chat-Verläufe nicht auf unserem Server; der Verlauf existiert nur in Ihrem Browser und endet mit dem Schließen der Seite.
• Missbrauchsschutz: Ihre IP-Adresse wird für die Begrenzung der Anfragen ausschließlich als gesalzener Hash verarbeitet. Die Nutzungsstatistik enthält Zeitpunkt, gekürzten Hash und Nachrichtenzahl — keine Gesprächsinhalte.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Beantwortung von Interessentenanfragen. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen personenbezogenen Daten ein.

Kontaktaufnahme

Schreiben Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f (Beantwortung Ihres Anliegens).
• Speicherdauer: bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist; danach Löschung, soweit keine handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Terminbuchung

Über termin.trainexus.de können Sie ein Gespräch buchen. Das Buchungssystem betreiben wir selbst auf einem von uns gemieteten Server der Hetzner Online GmbH (EU) — es kommt kein externer Buchungsdienst zum Einsatz. Verarbeitet werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin, ggf. Ihr Anliegen) zur Vorbereitung und Durchführung des Termins (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail mit Kalendereintrag; der Termin wird außerdem in unseren bei Google (Google Ireland Ltd.) geführten Kalender eingetragen. Buchungsdaten löschen wir, sobald der Termin abgewickelt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Nutzung der Dialogsimulation

In der Dialogsimulation üben Sie Prüfungs- und Gesprächssituationen mit einem KI-gestützten Avatar. Die folgende Tabelle nennt für jede Verarbeitung den Zweck, die Rechtsgrundlage, die beteiligten Empfänger und die Speicherdauer.

Pseudonyme Konten. Ihr Login ist eine pseudonyme Kennung, kein Klarname. Bei Zugängen über eine Einrichtung bleibt die Zuordnung dieser Kennung zu Ihrer Person ausschließlich bei Ihrer Einrichtung — sie wird uns nicht übermittelt.

Wer bei Ihrer Einrichtung was sieht

Verwaltungsrechte in der Software sind nach Rollen abgestuft:

• Organisations-Administration — sieht zu keinem Zeitpunkt den Wortlaut einzelner Gespräche, sondern ausschließlich aggregierte, pseudonyme Auswertungen.
• Kurs- oder Gruppenleitung — sieht einzelne Dialoge nur für den eigenen Kurs und nur pseudonymisiert („Teilnehmer 1, 2, …", ohne Namen oder Kennungen), soweit die Einrichtung dies vorgesehen hat.
• Jede Einsichtnahme in Gesprächsinhalte durch eine administrative Rolle wird protokolliert.

Kein Training mit Ihren Daten

Ihre Eingaben, Transkripte und hochgeladenen Dokumente erreichen im laufenden Gespräch von den eingesetzten KI-Diensten ausschließlich OpenAI — dort ist die Nutzung zum Modelltraining ausgeschlossen. An ElevenLabs geht nur der vom Übungspartner erzeugte Sprechtext; die Protokollierung der übermittelten Texte ist abgeschaltet. HeyGen erhält für das Streaming nur die fertige Tonspur des Avatars — weder Ihre Eingaben noch Text noch Ihre Stimme; Gesprächsinhalte entstehen dort nicht. Eine ausdrückliche Zusicherung zum Trainingsausschluss holen wir bei HeyGen derzeit ein und weisen diesen Punkt bis dahin offen aus; die dort verbleibenden Sitzungsdatensätze benötigen wir nicht und können sie auf Verlangen mit Bestätigung binnen 30 Tagen löschen lassen (siehe Tabelle oben). Nur wenn Ihre Kurs- oder Organisationsleitung nachträglich einen KI-Kohortenbericht anfordert, geht ein anonymisierter Auszug Ihrer Gespräche — ohne Login-Namen oder sonstige Kennung — zusätzlich an Anthropic; auch dort erfolgt kein Training, und das Konto ist auf Zero Data Retention gestellt.

4. Zusatzmodul Videoanalyse

Eigenes Modul, eigene Einwilligung. Die Videoanalyse ist separat zubuchbar und läuft nur, wenn sie beauftragt wurde und Sie sie selbst starten. Sie ist der einzige Teil unseres Angebots, in dem Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeitet werden. Die Dialogsimulation selbst enthält keine Mimik- oder Emotionsauswertung.

Für die Analyse laden Sie ein Video Ihrer eigenen Präsentation einschließlich Ton hoch. Ausgewertet werden Transkript, Sprechtempo, Mimik, Emotion, Gestik, Blickkontakt und Stimme. Weil daraus Rückschlüsse auf körperliche Merkmale möglich sind, behandeln wir diese Verarbeitung als Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten.

• Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).
• Wo die Auswertung stattfindet: Der Upload läuft über unseren Server bei der Hetzner Online GmbH in Helsinki (Finnland, EU), ausgeliefert über Cloudflare (siehe Abschnitt 2). Die Auswertung erfolgt auf einem dedizierten Rechenserver der IONOS SE im Rechenzentrum Frankfurt am Main, der nur für die Dauer der Analyse läuft. Alle Analysemodelle laufen lokal auf diesem Server; Video und Einzelbilder werden ausschließlich in der EU gespeichert und ausgewertet und gehen an keinen KI-Dienst.
• Löschung des Videos: Nach der Auswertung wird das Rohvideo auf dem Rechenserver sofort gelöscht; es wird dort nicht dauerhaft abgelegt. Zurück kommen nur die Auswertungsergebnisse.
• Ergebnisse: automatische Löschung nach 14 Tagen oder jederzeit vorher durch Sie.
• Andere Personen im Bild: Ist auf dem Video eine weitere Person zu sehen, wird nichts ausgewertet, bevor diese Person über einen Einwilligungslink zugestimmt hat. Bleibt die Zustimmung aus, wird das Video nach 3 Tagen automatisch gelöscht.

Optionales Textfeedback

Nur wenn Sie es zusätzlich anfordern, erzeugen wir ein ausformuliertes Textfeedback. Dafür werden ausschließlich der Transkripttext und zusammengefasste Kennzahlen (etwa Sprechtempo, Anteil Blickkontakt, Häufigkeit von Füllwörtern) an Anthropic übermittelt — kein Video, keine Bilder, keine Rohdaten. Für dieses Konto ist vertraglich vereinbart, dass keine Daten gespeichert werden (Zero Data Retention) und kein Training erfolgt.

5. Empfänger und Drittlandübermittlung

Wir geben Daten nur an die Dienstleister weiter, die für Betrieb und Funktion technisch erforderlich sind. Mit allen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; bei Übermittlungen in Drittländer zusätzlich EU-Standardvertragsklauseln. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt — ausgenommen auf Ihre ausdrückliche Anforderung oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtung.

Zu den Übermittlungen in die USA: Wir haben eine Transfer-Folgenabschätzung durchgeführt. Zusätzlich zu den Standardvertragsklauseln senken folgende Umstände das Risiko spürbar: Es werden nur die für die jeweilige Funktion nötigen Inhalte übermittelt, Konten sind pseudonym, die Übertragung ist durchgehend verschlüsselt, und die Speicherdauer bei den Empfängern ist kurz oder gleich null. An ElevenLabs geht ausschließlich der vom Übungspartner erzeugte Ausgabetext — keine Eingaben von Ihnen und nicht Ihre Stimme. Die Auswertung nach Art. 9 im Modul Videoanalyse findet ausschließlich in Deutschland statt.

Eine vollständige, laufend gepflegte Übersicht aller Unterauftragsverarbeiter mit Sitz, Datenarten und Garantien sowie unsere Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen stellen wir Interessenten und Auftraggebern auf Anfrage bereit: [email protected].

6. Speicherdauer im Überblick

Was zur Verarbeitung an einen KI-Dienst geht, wird nicht dort gelassen, sondern aktiv entfernt. Dafür greifen drei Stufen ineinander:

1. Sofort am Ende der Sitzung. Beenden Sie eine Sitzung regulär, löscht die Anwendung automatisch alles, was dafür bei OpenAI angelegt wurde. Jede Löschung wird protokolliert.
2. Nachlauf innerhalb von 24 Stunden. Bricht die Verbindung ab oder stürzt der Browser ab, kann Stufe 1 nicht greifen. Ein serverseitiger Lauf holt die Löschung dann innerhalb von längstens 24 Stunden nach.
3. Grenze beim Anbieter. Selbst wenn beides ausfiele, löscht OpenAI die über die Schnittstelle übermittelten Inhalte vertraglich nach spätestens 30 Tagen.

7. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen (siehe Abschnitt 1) folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15) — Übersicht über alle zu Ihrer Person gespeicherten Daten.
• Berichtigung (Art. 16) — Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17) — Löschung Ihrer Inhalte und Ihres Kontos. Gesprächsverläufe, Feedback und hochgeladene Dateien löschen Sie selbst; die vollständige Löschung des Kontos einschließlich Rollen- und Kurszuordnungen führen wir derzeit auf Anforderung durch, eine Bedienoberfläche dafür ist in Umsetzung. Bei den beauftragten Dienstleistern lassen wir mitlöschen und weisen das nach.
• Einschränkung (Art. 18) — Sperrung des Zugangs bei Erhalt der Daten.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) — Export in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch (Art. 21) — gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f), aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3) — jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, insbesondere für die Videoanalyse. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall. Das erzeugte Feedback ist eine Übungsrückmeldung. Es hat für sich genommen keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigt Sie nicht in ähnlicher Weise erheblich im Sinne von Art. 22 DSGVO. Ob und wie eine Einrichtung Übungsergebnisse in eine Bewertung einbezieht, entscheidet die Einrichtung — nicht die Software.

Bereitstellungspflicht. Für die Nutzung sind ausschließlich die oben genannten Daten erforderlich. Ohne pseudonymes Konto ist keine Nutzung möglich; die Videoanalyse ist vollständig freiwillig, aus einer Nichteinwilligung entstehen Ihnen uns gegenüber keine Nachteile.

8. Kontakt und Aufsichtsbehörde

Anfragen zu dieser Erklärung und zu Ihren Rechten richten Sie an [email protected]. Nutzen Sie die Software über eine Einrichtung, wenden Sie sich bitte zuerst an deren Datenschutzkontakt (siehe Abschnitt 1).

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für die Trainexus UG als nicht-öffentliche Stelle in Bayern ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach zuständig — lda.bayern.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts wenden.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum steht am Seitenanfang.